Comment créer un bail électronique en 4 étapes faciles?

Bail Expert est un logiciel qui vous permet de créer et de gérer vos baux électroniques. Il vous permet également d’administrer les données de vos locataires, d’envoyer des avis de renouvellement et d’augmentation, de publier vos appartements vacants ainsi que de créer des rapports sur vos immeubles ou sur vos unités. 

Pour bien démarrer avec Bail Expert, il faut d’abord et avant tout entrer les informations nécessaires à la création d’un bail pour une unité précise. Pour cette raison, nous avons cru bon de vous proposer une marche à suivre simple et efficace afin de créer un bail électronique. 

Étape #1 : Entrer les données au sujet de l’immeuble

Au cours de cette étape, l’application web vous guidera afin de remplir toutes les informations nécessaires à l’identification de l’immeuble. L’entrée de ces données permettra au logiciel de les transposer directement sur le document. Ainsi, vous devrez remplir le formulaire afin d’indiquer entre autres :

  • L’adresse civique de l’établissement;
  • Le nom et prénom ainsi que les coordonnées du propriétaire;
  • Le nom et prénom ainsi que les coordonnées du gestionnaire;
  • Les coordonnées du concierge;
  • Les informations de votre contact en cas d’urgence.

Pour vous accompagner, nous avons également créé une courte vidéo afin que vous puissiez avoir un appui visuel : Visionner la capsule sur YouTube.

Étape #2 : Créer l’unité pour laquelle vous souhaitez remplir un bail

La plateforme vous permettra alors de remplir toutes les données en lien avec l’unité pour laquelle vous souhaitez créer un bail électronique. Ces informations seront automatiquement retranscrites sur le document. Vous devrez donc compléter les espaces du formulaire afin d’indiquer entre autres :

  • Le numéro de l’appartement;
  • Les caractéristiques de ce dernier (le nombre de pièces, les charges comprises, les commodités, le nombre de places de stationnements, etc.);
  • Des photos du logement (facultatif);
  • Le montant du loyer, s’il y a eu une augmentation ou un renouvellement du bail précédent.

Vous trouverez ci-dessous le clip vidéo qui vous permettra de suivre visuellement la création d’une unité : Visionner la capsule sur YouTube.

Étape #3 : Remplir le bail

Cette étape vous permettra d’entrer les informations précises relatives au locataire ainsi qu’aux conditions spécifiques de cette location. Encore une fois, les données remplies dans le formulaire seront directement reportées sur le document. Dans cette section, vous serez appelé à indiquer :

  • Les informations du locataire (nom et prénom, numéro de téléphone, adresse courriel, etc.);
  • L’endosseur du locataire, s’il y a lieu;
  • Les caractéristiques incluses au bail (par exemple : les meubles, les services, les taxes, les coûts de consommation, etc.);
  • Les règlements de l’immeuble (sous la forme d’une pièce jointe);
  • L’adresse courante du locataire.

Si vous en ressentez le besoin, n’hésitez pas à visionner la vidéo ci-dessous pour plus de détails sur la marche à suivre : Visionner la capsule sur YouTube.

Étape #4 : Envoyer et signer le bail

Il ne vous reste désormais qu’à envoyer le document à vos locataires afin d’obtenir une signature de leur part et de le signer vous-mêmes par la suite! Pour se faire, vous devez :

  1. Cliquez sur le bail désiré;
  2. Vous assurez d’avoir acheté les droits d’impression des baux du Tribunal administratif du logement;
  3. Cliquez sur le bouton imprimé, en haut à droite;
  4. Envoyer le bail à vos locataires par courriel;
  5. Écrire le message désiré qui sera envoyé avec le bail;
  6. Signer électroniquement à votre tour.

Pour plus de détails sur la marche à suivre pour envoyer le bail en signature à vos locataires ainsi que le signer à votre tour, visionnez la vidéo suivante : Visionner la capsule sur YouTube.